Olá, Caríssimas Pessoas!
Hoje quero falar com vocês sobre Comunicação Corporativa. Vamos refletir um pouco sobre alguns tópicos? Quero deixar, como sempre, algumas amorosas provocações. Em tempos do digital, ganhamos muito, mas recomendo gentilmente, não perdermos a elegância. Vamos lá!
Quero me concentrar no uso do e-mail corporativo, Whatsapp, telefones e videoconferências.
1 – Responder para todos
Eventualmente, recebemos e-mails com várias pessoas copiadas. Recomenda-se responder para todos, só se for estritamente necessário, e se de fato, todos precisarem de ciência para resolver / tratar a situação. Não vale a pena copiar as pessoas apenas para que vejam que você se posicionou. Se for algo urgente, o telefone resolve mais rápido e ajuda a pessoa manter sua caixa de e-mails limpa.
2 – Apagar o histórico
Cuidado ao reenviar mensagens. A pessoa que lhe escreveu pode ter feitos comentários informais ou considerações que eram apenas para sua observação. Ao encaminhar para outra(s) pessoa(s), pode-se criar uma situação constrangedora. Recomenda-se apagar o que está abaixo,
antes de encaminhar a mensagem, a não ser que o assunto a ser discutido precise de informações anteriores.
Na dúvida, questione a quem enviou o e-mail, se você pode encaminhar com todas as considerações que foram feitas.
3 – Históricos imensos
Se você recebe uma solicitação e precisa encaminhar para outras pessoas resolverem (em especial seus líderes e pessoas com alto volume de responsabilidade), recomenda-se fazer um resumo da solicitação original. Isso facilita o entendimento e a busca da solução. Neste caso,
pode-se manter o histórico para eventuais dúvidas. Imagina manter históricos gigantes que não tem nenhuma relevância com a atualização da questão. É cansativo para todos os envolvidos.
4 – Atenção a Diretores – VP’s – Executivos, copiados excessivamente
Vamos ponderar: já imaginaram o volume de e-mails e mensagens que as principais lideranças recebem e o volume de responsabilidades de cada um? É impossível que todos leiam todas as mensagens e respondam o tempo inteiro. Algumas vezes, a situação se resolve e o e-mail sequer foi lido…
Novamente, nestes casos, recomenda-se o bom senso:
– A pessoa copiada vai interferir diretamente?
– Trata-se de uma necessidade de acompanhamento?
– A necessidade é da pessoa copiada ou de quem enviou “mostrar” que fez algo?
Às vezes só estamos confirmando uma sala que será utilizada, por exemplo. Ou respondendo se topamos ou não um convite de almoço e lá estamos nós copiando 1.114 pessoas sem necessidade.
Portanto, vamos avaliar realmente sobre a necessidade de cansar os responsáveis estratégicos com demandas operacionais, simples ou irrelevantes para a atuação de cada um deles. Isso também fala muito sobre você e sua autonomia e capacidade resolutiva.
Mais uma vez, em casos graves, o telefone ajuda e pode-se formalizar posteriormente se for necessário para futuras verificações.
5 – Caixa Alta
A utilização de letras em caixa alta significa GRITO, é indelicado utilizar este recurso. Quando for necessário destacar algo, recomenda-se utilizar grifos e negrito ou alterar a cor da fonte.
6 – Briga por e-mail
Desnecessária, improdutiva e indelicada. Não adianta uma troca infinita de e-mails quando existem divergências de opiniões. Neste caso, é mais saudável alinhar as opiniões em uma reunião, presencial ou on-line e não sendo possível, através de um conference call, se existirem
mais de três pessoas envolvidas para alinhamento das ideias. Novamente, vale a pena refletir sobre que imagem você está construindo quando não se posiciona de maneira madura emocionalmente e resolutiva.
7 – Situações Pessoais
O e-mail corporativo não deve ser utilizado para situações pessoais. Discutir a relação com o namorado pelo e-mail do trabalho é um risco grave!
Existe, em todas as empresas, políticas de utilização das ferramentas corporativas. Vendas de produtos (chocolates, bolsas, roupas, etc), propaganda de outras atividades de interesse pessoal, brincadeiras em excesso, conteúdo pornográfico, brincadeiras pejorativas com colegas,
dentre outras coisas que nem em sonhos deveria ser compartilhada ou praticada nas esferas corporativas (lembrando que cada empresa tem sua cultura, porém questões voltadas a Compliace, respeito e princípios morais são comuns a todas).
A utilização indevida pode causar transtornos e aplicação de sanções disciplinares, ou até mesmo, desligamentos.
Na dúvida, consulte a Cartilha ou Manual da sua empresa sobre as políticas e práticas de conduta e novamente, cuidado com os excessos.
8 – Correção ortográfica
Lamentavelmente nosso país carrega uma enorme dificuldade na formação básica dos seus cidadãos o que, infelizmente contribui para a carência e qualificação profissional. É bastante comum, em função disso, temos profissionais nas nossas empresas com dificuldades de escrita
e leitura. Porém, preciso lembrar que, em especial para profissionais que atuam em esfera corporativa com recursos administrativos como computadores e smartphones para realização das suas atividades, existem muitos recursos de correção à nossa disposição.
A utilização correta da língua portuguesa é indispensável e impacta na recepção da mensagem que enviamos. Na dúvida, use sempre o corretor ortográfico, consulte o dicionário, o nosso grande orientador Google ou um colega.
Escrever ancioso(*), encima(*), em baixo(*), dentre outros, compromete a sua comunicação e sua imagem na empresa.
Para desenvolvimento constante, cursos online gratuitos de português também podem ajudar.
Escrita correta: (*) ansioso (*) em cima (*) embaixo.
9 – Uso de mais de uma exclamação
Nossa língua prevê o uso de uma exclamação ao final da frase se queremos demonstrar emoções. Porém, quando usamos muitas exclamações, podemos transparecer descontrole emocional!!!!!
É completamente inadequado, a não ser que seja para sinalizar uma comemoração, um motivo de alegria, de conquista.
“Nossa!!! Conseguimos fechar todas as nossas turmas de qualificação!! Parabéns a todos!!!!!!”
Ainda que exagerado, trata-se de um evento positivo e sinaliza vibração de comemoração com a equipe.
Já o contrário, além de não ser recomendado expõe a comunicação do emissor. Se você precisa pedir que algo seja feito, que um relatório seja entregue, por exemplo, escrever um e-mail ou Whats no modelo abaixo pode causar constrangimento.
“Claudio, por favor, entregue o relatório!!!! Já pedi 4 vezes!!!”
A comunicação pede elegância, gentileza e assertividade, mas atenção para que ao invés de
assertividade você transmita impaciência, indelicadeza e desequilíbrio emocional.
10 – Participação em videoconferência
A pandemia nos abriu as portas para a comunicação digital, encurtamos distâncias, diminuímos consideravelmente custos com deslocamentos, ganhos tempo e agilidade, mas não deveríamos ter perdido a educação e a elegância. Como assim?
Ahh, por favor, me ajude a economizar o custo com skin care! Sério? Fazer reuniões com câmeras fechadas? Isso é surreal. O máximo da indelicadeza e da falta de educação. Como é que você espera fazer negócios com quem não vê? Como esperar aproximar e construir relações
próximas se claramente demonstra que ser visto e ver o outro não faz diferença para você?
Você iria para uma entrevista de emprego por vídeo e deixaria sua câmera fechada? Claro que não! Portanto, porque depois de contratado pode tratar seus colegas, liderados e líder desta forma?
E tem coisas ainda piores. Já fui atendida por um fornecedor, alguém que eu veria pela primeira vez, que começou a reunião com a câmera fechada. Eu solicitei gentilmente que ele liberasse a câmera. Ele informou que não poderia. Eu agradeci e cancelei a reunião informando que não fazia negócios com quem eu não visse. O surpreendente disso: rapidamente ele disse que viabilizaria a câmera falando pelo celular. Porém, ele entrou pelo computador mesmo. Claro que não avancei nessa parceria, por razões óbvias e por orientação de Nede (minha avó materna,
sabedoria constante em minha vida, mesmo em outro plano): “o que começa errado, termina errado.”
Se você não pode estar com a pessoa naquele momento, então cancele a reunião. Se é para estar que seja de corpo, alma, voz e vídeo.
